In mijn vorige blogs heb ik het gehad over hoe je anders naar je omgeving kunt kijken en in de hectiek van vandaag toch ook bezig kan zijn met wat er in de toekomst nodig is. De vraag is alleen; hoe blijf je – ook als het even spannend of stressvol wordt – ‘vrij’, waardoor je kan blijven zien wat er echt gebeurt en hoe je hier het beste mee om kan gaan. Zonder dat je daarbij allerlei onnodige druk ervaart, of je laat meenemen door wat sommige situaties normaal gesproken met je doen. Hierdoor beïnvloedt je namelijk onbewust je manier van kijken en denken en daarmee hoe je verdere dag, week en toekomst eruit komt te zien. We zijn ons daar, zeker als we druk zijn, vaak onvoldoende van bewust. Dus hoe vrij ben jij eigenlijk?
Bartlehiem
Het is ergens in februari – al weer een aantal jaren terug. Met mijn organisatie zijn we net 2 maanden onderweg in het nieuwe jaar. We hebben net een belangrijke deal verloren en het is mijn CFO en mij duidelijk dat als we zo doorgaan, het best een lastig jaar kan worden. Pas een paar maanden in het nieuwe jaar en de druk zit er al vol op. De komende week staat er een belangrijke managementmeeting gepland. Tijd dus voor een ‘alle hens aan dek’-speech met flink wat peper erin!
Nog niet zolang daarvoor heb ik vanuit mijn directe omgeving ook aardig wat feedback gekregen. Ik kreeg te horen dat mijn energie, hoe goed bedoeld ook, soms net even wat te veel was. Zeker wanneer ik voor een groep mensen stond, was het belangrijk beter te doseren en mijn impact niet te onderschatten. Ik moest beter beseffen hoe krachtig mijn woorden over konden komen en, zeker wanneer ik wat dichter op de groep stond, mijn fysiek – stem en grootte – niet onderschatten.
De avond voor de meeting zat ik met m’n laptop op schoot te worstelen met deze uitdaging. Ik wilde mijn toehoorders tenslotte niet de verkeerde kant op speechen J Er moest iets gebeuren, dat was duidelijk, maar deze keer wilde ik het toch graag op een andere manier. Ik vroeg me af wat nu de goede insteek was. Time was namelijk wel even NOW (mijn toenmalige favoriete oneliner in tijden van crisis). Ik stelde me dus maar eens kwetsbaar op en vroeg: ‘Hoe zou jij dit aanpakken?’ Best lastig, want in dit soort situaties wist ik dat ik doorgaans een totaal ander antwoord zou krijgen dan ik zelf voor ogen had.
De vraag werd dan ook prompt beantwoord met een wedervraag: ‘Wat wil je bereiken met deze sessie? Wil je dat als ze naar huis rijden, ze nog duizelig zijn van je PowerPointshow en je mooie managementtermen? Of wil je hun echt iets meegeven, zodat ze de dag erna ook iets wezenlijk anders gaan doen, hoe ga je hen nu echt raken?’
Zoals mijn naam doet vermoeden, ben ik een rechtgeaarde Fries en daarmee dus ook een fervent schaatser – al is dat met ons huidige klimaat al weer even geleden. Degenen die ooit de Elfstedentocht hebben geschaatst, of als toeschouwer op het ijs hebben gestaan, kijkend naar de gepassioneerde schaatsers die zich wagen aan deze monstertocht van tweehonderd kilometer, weten dat de rit van Bartlehiem naar Dokkum het zwaarste stuk is. Niet alleen heb je er dan ruim 80% (honderdzestig kilometer) op zitten, maar de beruchte 20%, waar 80% van alle energie in gaat zitten, moet dan nog komen. Je gaat onder de brug naar links, richting ‘de hel van het Noorden’, naar Dokkum via de Dokkumer Ee. Recht in de wind, zonder het bemoedigende gejubel van het publiek, dat vanzelfsprekend liever in de dorpen en steden staat dan in de ‘middle of nowhere’. Een oneindig lang, recht stuk, en je weet dat je alles wat je op dit deel schaatst, ook weer terug moet! Waarbij je er op kunt rekenen dat de wind juist als jij weer uit Dokkum komt, ineens is gedraaid!
Even terug
‘Tja, goede vraag… hoe ga ik ze raken?’ In plaats van mijn laptop te pakken en de bekende slides te produceren, trek ik mijn jas aan en maak me op voor een rondje lopen. Gewoon gedachteloos even richting niks, om te kijken welk antwoord het beste op deze goede vraag past. Terwijl ik buiten de omgeving in me opneem, besluit ik om mijn Time is Now-moment en het creëren van de nodige sense of urgency te koppelen aan het kleine dorpje Bartlehiem met nog geen zeventig inwoners.
Ik wil ons team meenemen naar hoe het voelt om er bijna te zijn, maar de grootste uitdaging nog voor de boeg te hebben. We hebben het afgelopen jaar een hele mooie stap gemaakt en het bedrijf naar een fraaie groei geleid, maar het is na de jaarwisseling wel weer nieuwe ronde, nieuwe prijzen, met wederom een behoorlijke groeiambitie.
Voorafgegaan door echte snert, een broodje Unox en begeleidende warme chocolademelk neem ik die avond iedereen mee in de beproeving op het Friese natuurijs.
Tijdens mijn verhaal vertel ik over mijn eigen ervaringen en volhardingen. Dat hoe lastig dingen soms ook lijken en hoe gemakkelijk en aantrekkelijk opgeven soms voelt, het juist dan belangrijk is om door te gaan en niet op te geven. Om niet te luisteren naar de heftige pijn in je lijf, die stemmetjes in je hoofd, of al die criticasters om je heen, die zeggen dat het toch nooit lukt. Ik koppel dit gevoel aan het beeld dat we na een jaar waarin we tot het uiterste zijn gegaan, weer een groei met dubbele cijfers willen laten zien. Dat we het, na deze fikse tegenvaller zo vroeg in het jaar, misschien even niet meer zien zitten om wederom zo’n prestatie neer te zetten. En het wellicht ook voelt alsof het nooit genoeg is. Even weet je niet meer hoe het moet, net zoals op dat oneindig lange stuk terug vanuit Dokkum, en juist dan komen de echte inspiratie en motivatie vaak naar boven.
Hierbij zoom ik in op dat we ons moeten wapenen tegen de frontale ijzige tegenwind, zodat – wanneer we in de komende weken nog meer tegenslag ondervinden en we toch meer initiatief willen zien – we met elkaar terug kunnen denken aan ons eigen Bartlehiem-moment.
Het was een mooi en inspirerend verhaal, al zeg ik het zelf, een verhaal dat de aanwezigen raakte, hen pakte en op scherp zette, zonder te kijken naar wat er allemaal niet was. Het gaat me in deze blog even niet zo zeer om wat er daarna met ons bedrijf gebeurde, maar dat het achteraf heel goed is geweest dat ik de ruimte vond om deze hulpvraag te stellen en dat iemand me even in mijn versnelling terugzette, gewoon door een paar simpele vragen te stellen. En dat ik daarna de rust vond om hier rustig op te reflecteren en niet direct weer in mijn oude vertrouwde patroon verviel.
Bewustzijn
Wanneer ik hier naar terugkijk en ook naar andere momenten waarop ik het even ‘kwijt was’, intrigeert het me wel eens waarom ik toen niet meer tijd nam om even af te schakelen en te kijken wat er echt nodig was. Dat ik mezelf niet eens wat vaker de vraag stelde, waarom de dingen liepen zoals ze liepen en deze vragen ook niet wat vaker aan anderen voorlegde.
Vragen die ons allemaal op een ander spoor kunnen brengen, als de bekende weg ons niet dichter bij ons doel brengt. Achteraf durf ik te stellen dat, als ik toen gekozen had voor mijn standaard aanpak met een slideshow van minstens dertig slides gevuld met actuals, forecast, key issues en major concerns J, deze ons vast en zeker niet dichter bij ons doel had gebracht en zeker niet tot de 15% groei en een winst die maar liefst 50% boven onze doelstelling lag. Bovendien en dat vind ik eigenlijk nog belangrijker … zou het plezier er zeker ook niet groter op geworden zijn.
Dus hoe vrij ben je en op welke manier ervaar je druk? Ben je werkelijk onafhankelijk in hoe je naar bepaalde zaken kunt kijken? Letterlijk betekent onafhankelijk; ‘niet onder invloed van iemand of iets anders’. Vanzelfsprekend zijn we in het (bedrijfs)leven in zekere zin allemaal afhankelijk van iemand anders of van andere groepen. Met onafhankelijk bedoel ik in deze context meer het daadwerkelijk loskomen en blijven van je eigen (beperkende) patronen, die je effectiviteit beïnvloeden en zeker ook het plezier of gemak in je werk. In mijn boek “Zen in de Boardroom” interpreteer ik ‘vrij zijn’ vooral als het hebben van een heldere, bredere kijk. Bewust van je eigen rol, de manier waarop je naar anderen en je uitdagingen kijkt en hoe je hier mee omgaat. En als het dan even niet lukt, het vermogen om een stap terug te doen en te kijken hoe het anders kan.
Agenda
In Zen in de Boardroom geef ik verschillende voorbeelden en oefeningen hoe je hier tijd en ruimte voor kan maken. Zo is het bijvoorbeeld goed om jezelf eens af te vragen waar je in je (zakelijke) context onrustig van wordt. Ga nu niet stoer zeggen dat er niks is, er zijn altijd zaken die je afleiden of je focus wegtrekken. Met onrustig bedoel ik overigens niet per se dat je je onzeker of ongemakkelijk voelt, maar meer dat je voelt dat het niet lekker stroomt, dat je aan jezelf merkt wat een bepaalde interactie of vraagstuk met je doet. Het gaat er hierbij vooral om hoe je dan naar die ander(en) kijkt. Interessant daarbij is wat je hierin bezighoudt? Ben je misschien toch ergens onzeker over, zit er iets in de relatie met die persoon of groep waar je iets mee moet? Of is het gewoon iets wat van jou is en triggert deze persoon of gebeurtenis mogelijk een ervaring uit het verleden?
Wanneer je hier bewust mee bezig bent en de tijd neemt om te kijken welke andere afslag je zou kunnen nemen, of welk ander gevoel je bij jezelf zou willen oproepen. Onbewust weten we namelijk echt wel wat de beste zet is om ruimte te creëren.
Net als mensen die niet sporten of ongezond eten, gemakkelijk zeggen, “Ik weet dat ik nu echt iets moet gaan doen”. We geven onszelf, het stellen van dit soort vragen en momenten van reflectie alleen vaak te weinig tijd in onze (te) volle agenda’s. Tegenwoordig hoor ik aardig wat mensen klagen over lange dagen met louter calls of web-meetings, wat ten koste gaat van het energie niveau, je lichamelijke fitheid en mentale weerbaarheid en daarmee ook je impact en het plezier in je werk. Zeker nu we weten dat de setting waar we nu in zitten, nog wel even gaat duren. Daarbij werken veel van ons vanuit huis en beginnen het sociale aspect steeds meer te missen.
In welke situatie je ook verkeert, het is belangrijk om door de dag voldoende tijd te nemen om even af te schakelen, te bewegen en met iets heel anders bezig te zijn, of met even niks, tijdens een wandeling of gewoon even richting the gym. Probeer daarnaast om:
- Door de dag heen eens iets voor jezelf te doen (liefst vaker per dag) en iedere week een paar momenten te nemen, waarop je naar je agenda voor deze en volgende week kijkt om vast te stellen of deze nog wel goed aansluit bij waar je je echt op moet richten en waarmee je het verschil maakt.
- Zorg daarbij dat je in je dag, naast de nodige afwisseling, ook voldoende omschakeltijd in bouwt. Doe bij voorkeur geen calls/web-meetings aaneengesloten achter elkaar. Beperk ze tot een halfuur of max drie kwartier en neem de rest de tijd voor een kop koffie of wandeling.
- Blijf ook gericht op waar je op dat moment mee bezig bent. Ga niet zitten multitasken en tijdens een call of meeting je inbox opschonen, ook dit kost energie en vermindert je impact.
Andere insteek
De afgelopen periode merkte ik dat ik een paar keer weer in een situatie dreigde te belanden waarin ik vanuit mijn ‘oude’ patronen wilde reageren. Wanneer een verandering stagneert, terwijl de druk juist nu toeneemt, is het voor mij heel verleidelijk om er direct korter op te gaan zitten en met rapportages en (virtuele) escalatie meetings de versnelling in te zetten, maar ik weet inmiddels dat dit, zeker voor de langere termijn, niet effectief is. Dat ik hiermee niet het beste uit mijn team en zeker ook niet uit mezelf haal en de verandering voor de toekomst niet borg. Richt je dus op het nu, maar neem ook afstand en vertraag daar waar het kan. Zodat je met elkaar op een open en constructieve manier kunt kijken naar wat er echt nodig is. Zorg goed voor elkaar en jezelf door af en toe goed af te schakelen
Juist nu, is dat wat ik je gun en je omgeving ook …
